Фриланс против бизнеса

Фриланс, как массовое явление, появился совсем недавно, думаю не больше 10 лет назад, вместе с глобальным распространением и социализацией интернета, и на сегодняшний день эта модель деловой активности еще очень мало изучена, сегодняшние фрилансеры по сути — первопроходцы, изучающие новый способ жизни прямо на себе.

Я отправился в свое одиночное плавание в океане мировой экономики около 5 лет назад, но безопасный промысел в прибрежной зоне быстро наскучил, меня всегда манил открытый океан, где вдали проплывали огромные лайнеры мировых корпораций и быстрые яхты стартапов.

Для тех, кого, как и меня не удовлетворяет простая продажа своего времени на свободном рынке, опишу мой путь, который кажется мне самым прямым и очевидным курсом для эволюции фрилансера.
Первые год-два ты увлеченно работаешь в новой более свободной обстановке, постепенно получая навыки менеджера, который пока обладает ресурсами только одного исполнителя — себя же, и если все идет хорошо, то очень скоро этих ресурсов начинает катастрофически не хватать, наступает стагнация.

Самый очевидный выход — делегирование работы, ты разбиваешь крупные задачи на куски и поручаешь их выполнение другим специалистам, скорее всего таким же фрилансерам. Дело сдвигается с мертвой точки, размер проектов и обороты вырастают на порядок, ты практически перестаешь заниматься своей изначальной работой и сосредотачиваешь все внимание на управлении.

Если ты продолжаешь двигаться в этом потоке, то очень скоро наступает следующий кризис, теперь уже исчерпывается твоя пропускная способность, как менеджера. Десяток одновременных проектов и несколько субподрядчиков генерируют поток управленческих вопросов, который может за-DDoS-ить даже очень способного менеджера.

Какое-то время назад я очутился именно в такой ситуации, моя пропускная способность, как менеджера, была исчерпана, но нужно было каким-то образом обслуживать все возрастающий поток заказов. В это время мой производственный процесс выглядел так.

• у кого-то из заказчиков возникает необходимость выполнить какую-то работу,
• он обращается ко мне по электронной почте формулируя начальные требования,
• мы согласовываем с заказчиком детали работы и срок ее выполнения,
• если в данном случае применяется сдельная схема оплаты, то происходит торг и согласование стоимости работ,
• после, а иногда и в процессе согласования параметров работы, я обращаюсь по электронной почте к одному или нескольким из своих субподрядчиков и предлагаю им на выполнение какую-то часть работы, и у меня с ними происходит точно такой же процесс, как с заказчиком, но я нахожусь уже на другой стороне,
• после того, как все условия со всеми участниками согласованы, начинается выполнение работы,
• разработка — самый спокойный этап, если ТЗ составлено хорошо, все просто работают,
• потом субподрядчики начинают сдавать свои задачи и я проверяю их работу,
• когда все подзадачи выполнены, я сдаю работу заказчику,
• потом добиваюсь подтверждения заказчиком принятия работы и записываю сумму задолженности в баланс заказчика в общей таблице Google Docs, каждый мой субподрядчик проделывает то же самое.

А теперь представьте как выглядит работа одновременно с десятком заказчиков и несколькими субподрядчиками, удержание всех этих потоков отнимает массу времени и сил, но при этом сводится к постоянно повторяющимся процессам.

И я, конечно, начал искать подходящие инструменты для упорядочивания и автоматизации всего этого процесса, и увидел, что производители систем управления ориентируются исключительно на традиционные компании, а не на фрилансеров, а между тем между этими вариантами ведения трудовой деятельности существует большая разница.

Согласование условий и торг

Только в традиционной компании можно поставить человеку задачу и это означает, что он ее автоматически начинает выполнять, никто не спрашивает у него, согласен ли он ее вообще делать, сможет ли выполнить в установленный срок, устраивает ли его предложенная оплата. Для фрилансера это неприемлемо, утверждение условий, торг — это наиболее важная часть рабочего процесса, которую приходится решать в электронной почте. Но процесс этот стандартный и всегда протекает по одному сценарию:

• один из партнеров предлагает начальные условия задачи,
• второй при необходимости корректирует их и делает встречное предложение,
• задача передается от одного партнера другому до тех пор, пока условия не будут удовлетворять обе стороны.

При этом нужно несколько простых механизмов:

• сравнить две версии ТЗ наглядно показав внесенные партнером изменения,
• если один из партнеров забыл, что другой ждет от него решения, нужно периодически напоминать ему об этом пока он либо не примет условия, либо не откажется,
• после истечения некоторого срока, если исполнитель не принял задачу, у заказчика должна появиться возможность отозвать задачу и передать ее другому исполнителю,
• задача должна подразумевать повременную или сдельную схему оплаты.

Сдача и принятие работы

Сдача и принятие работы для фрилансера не менее важный процесс, чем принятие задачи к выполнению, при этом происходят такие процессы:

• заказчик должен иметь возможность предложить исполнителю сдать работу досрочно в ее текущем состоянии, если обстоятельства изменились,
• после истечения определенного согласованного изначально срока, если заказчик не принял решения, работа должна приняться автоматически,
• заказчик должен иметь возможность отправить задачу на доработку, а исполнитель — принять или отклонить ее,
• после принятия работы ее стоимость должна автоматически записываться в расчеты партнеров.

Делегирование

Делегирование работы — основной механизм масштабирования фриланса, крайне важно, чтобы оно делалось легко и удобно:

• нужно иметь возможность согласовать условия с субподрядчиками перед тем, как принимать задачу от заказчика,
• делегированные задачи не должны мешать работе с текущими, пока субподрядчики над ними работают,
• после сдачи работы заказчику можно принимать работу субподрядчиков автоматически.

Взаиморасчеты

В традиционной компании финансовые отношения полностью отделены от рабочих, в очень немногих системах управления можно назначить стоимость для задачи, а вести полноценные партнерские взаиморасчеты и вообще лишь в единицах. В то время, как для фрилансера — эта сфера не менее важна, чем управление задачами и в ней должны действовать похожие правила:

• если партнер хочет добавить в расчеты с другим партнером невыгодную для того операцию, должно запрашиваться его согласие на внесение этой операции, то же самое при удалении выгодной операции, в остальных случаях достаточно просто уведомления,
• напоминание о том, что партнер ожидает подтверждения операции,
• фрилансеры часто живут в разных странах, нужен прозрачный учет в разных валютах с переводом по реальному курсу, чтобы нельзя было играть на курсовой разнице.

Как видите, описанные механизмы принципиально отличаются от того на чем построены современные системы управления для корпоративного сектора, а без этих механизмов польза от таких систем для фрилансера не намного превышает возможности электронной почты. Мы с коллегами попробовали несколько систем (dotProject, Basecamp), но в итоге вернулись на GMail и GDocs. Но мысль о том, насколько удобно и правильно все можно сделать, не давала покоя, и в конце концов мы сели и написали такую систему сами.

Система была реализована, как социальная сеть, в которой участники не дружат, а заключают деловые соглашения, и не посылают сообщения, а ставят друг другу задачи и ведут взаиморасчеты. Со временем эта система обросла множеством дополнительных функций и возможностей и в настоящий момент мне трудно представить, как без нее можно обойтись.

В результате моя проблема административной перегруженности была решена, с использованием правильной автоматизации вести одновременно множество небольших проектов не составляет труда. Для меня же главный результат этого эксперимента — подтверждение того, что фриланс обладает хорошими возможностями масштабирования, не уступающими многим другим видам бизнеса, только автоматизировать его нужно иначе, чем традиционный бизнес.

В настоящее время мы работаем над реализацией проекта полноценной полностью виртуальной компании, я касался этой темы в прошлогодней статье Корпоративное рабство, беглые рабы и виртуальная корпорация, но это требует доработки системы, чем мы сейчас и занимаемся.

Система управления называется WorkReactor, не буду давать ссылку, заинтересовавшиеся найдут. Приглашаем всех, кто, как и мы, считает, что за фрилансом будущее трудовых отношений.