Опыт создания распределенного офиса

Здравствуйте, уважаемые Хабраюзеры!

Ночной кошмар руководителя – мысль о том, что сотрудникам не выдано задание и заработная плата проедается просто так. Хорошо бы ее уменьшить. А еще аренда дорогая. Расскажу, как я избавился от этих ночных кошмаров. Сразу скажу, что я не айтишник. Возможно, некоторые решения покажутся специалистам наивными. Но вопрос, на мой взгляд, актуальный.

Несколько лет назад, в тучные докризисные годы родной Белоруссии, когда непричастному к IT бизнесу проще всего было “привозить и толкать импорт”, мы сделали ставку на продвижение белорусской инженерной продукции на экспорт. Были оседланы пару КБ с сохранившимся оборудованием и жаждой выпускать что-то новое. Для реализации было открыто предприятие в России и дело пошло.


Но сразу пришлось гнать от себя мысль, что мы похожи на челноков с сумками. Для качественного обучения работе с оборудованием, технической поддержки и продаж, у российских компаньонов не хватало знаний. Во всяком случае, у тех специалистов, которых могла себе позволить молодая фирма (не люблю кредиты и инвесторов). Хорошие инженеры в России стоят заслуженно дорого. Тем не менее, новинками интересовались Казахстан и Украина, и для облегчения сбыта продукции там пришлось открыть по предприятию, без каких-либо специалистов вообще. Сразу обострилась проблема учета товара на складах, число которых достигло 6.

К тому же, мы начали попытки локализации и частичной сборки оборудования в России, что требовало единой нумерации и прослеживаемости изделий. Выглядит это серьезно, но денег не было по-прежнему – развитие первого бизнеса в жизни забирает все. Оптимизацию работы мы начали с идеи автоматического выписывания паспортов на поставляемый товар. Так как мест производства было уже несколько – потребовалось что-то вроде складского ПО с общей базой и доступом через Интернет.

Был освоена биржа фрилансеров и первый блин ушел в топку вместе с фрилансером — после аванса я его не видел. Второй предложил основать складское ПО на openERP, к проекту были добавлены еще 300% функций.

Теперь за все свои 24000р оно умеет выполнять следующее:

1. Учет заказов и отгрузок
2. Анализ складских остатков с учетом заказов и груза в движении между складами
3 Учет заявок на производство и возвратов с производства
4. Присвоение уникальных заводских номеров и прослеживание судьбы изделия
5. Автоматическая генерация PDF паспорта на серию изделий с проставленными номерами и значениями в техническом описании

Общий интерфейс программы:



Вот так выглядит общая история отгрузок:



Окно присвоения заводских номеров:



Это позволило высвободить часть рабочих рук и я начал думать дальше. К тому времени в штате появилась сообразительная англоговорящая девушка, которая за небольшие деньги из своего украинского городка обрывала телефоны потенциальным клиентам по всему миру через скайп. Необходимость объединения всего в единый живой офис назревала, аськи и другие мессенджеры не решали проблемы никак.

Тут я был случайно познакомлен с талантливым и что важно работоспособным айтишником, любившим свое дело больше учебы в университете. Мы куда-то ехали в машине, когда он хвастался как помог обустроить удаленное рабочее место для пары логистов знакомому директору.

После этого наше предприятие приняло несколько иной вид, благодаря факторам, которые сведены в таблицу.



*Цифры абстрактные, отображают соотношение цифр при сопоставимых условиях.

1. Российский офис – необходимый минимум сотрудников по продажам (для переговоров, а также для восточной части России из-за часовых поясов), специалист по первичной технической поддержке, специалист по первичному сервису, бригады по монтажу оборудования по области.
2. Казахстанский офис (оно же Terra Incognita) – менеджер “по выписке счетов”
3. Украинский офис — не требует оптимизации, рационально оставить все как есть.
4. Белорусский офис – пора срочно расширять менеджерами по продажам, специалистами по технической поддержке и квадратными метрами. Белорусы осуществляют продажи по телефону в России и Казахстане, ведут переписку с клиентами, осуществляют квалифицированную техническую поддержку.

Основой системы является центральный сервер маршрутизатор для компьютерной телефонии Asterisk. Сервер создан на основе дешевого VPS сервера в московском дата центре для наименьшего маршрута голосового трафика (задержки голоса, эхо, прерывание голоса и тд.).

В общей схеме связи участвуют цифровые и аналоговые Мини-АТС. Старые аналоговые Мини-АТС, которые не имеют штатных возможностей для подключения к IP телефонии, в схему связи подключаются при помощи специальных SIP шлюзов. Также GSM-шлюзы, на основе старых компьютеров и обычных 3G-модемов, которые эффективно обходят международные роуминги.

Структура системы

Оптимальная структура распределенного офиса в нашем случае:



У каждого сотрудника на видном месте висит листик с внутренней нумерацией.



*и далее по списку

Любой входящий звонок может быть переключен на любого абонента. Если абонента нет на месте или он не в сети, то вызов через местный шлюз приходит на мобильный телефон по цене местного звонка. Также совершать звонки можно с помощью программных телефонов “Softphone” или любых SIP клиентов, встроенных в современные мобильные телефоны.

Система позволяет совершать вызовы без участия компьютера – через звонок на номер местного шлюза с тональным донабором вызываемого номера.

Логичным дополнением нашей системы VOIP стали безлимитные сим-карты и удобство работы из любой точки земного шара, в которой есть Интернет. Таким образом, для половины должностей мы выбираем сотрудников только по профессиональным качествам — независимо от их места жительства. А для расширения времени работы офиса сейчас ищем менеджера по продажам с Дальнего востока.

На данный момент в системе связаны между собой 38 абонентов из 4 стран и 8 городов. В Белоруссии были приняты на работу пока 6 сотрудников для удаленной работы. Этот своеобразный бэк-офис экономит примерно 60000 рублей в месяц при затратах на создание VOIP-системы в 150 000.

После этого был доработан и интегрирован с openERP сайт – поступающие заказы с Интернет-магазина автоматически добавляются в базу. А из базы на сайт подгружаются новые прайсы и информация о скидках для конкретного пользователя, а также информация о прослеживании товара – номера накладных транспортной компании и статусы заказов. Так мы освободили еще половину ставки сотрудника.

Разумеется, для распределенного офиса обязателен планировщик задач. Лицензия на Управление от Iteamma скоро закончится, пока не остановились на чем-то еще. В планах – внедрение CRM-системы и ее интеграция с Asterisk. Сдерживает пока недостаточная компьютерная искушенность ряда сотрудников в работе с ПО типа SugarCRM. Мы по-прежнему предпочитаем вкладывать деньги в станки нежели в новую должность замдиректора по IT, потому распространение у нас получает только интуитивно понятное ПО – обучать пользователей работе с навороченными CRM просто некому.

Все примененные у нас решения фактически самописные — сайт, управление складами на openERP и решение на Asterisk – потому что мы не нашли готовых устраивающих нас решений с минимумом лишнего.

Итак, сделанные нами выводы:

1. Распределенный офис – позволяет найти недорогих квалифицированных сотрудников и интегрировать их в Вашу компанию. Для предприятий инженерного направления это сотрудники отдела продаж (часть) и техническая поддержка (часть).

2. Существующая разница в заработных и арендных платах в России и Белоруссии позволяет окупить затраты на создание удаленного рабочего места за 2-3 месяца.

3. Для организации продаж в Казахстане элементы распределенного офиса необходимы ввиду дефицита инженерных кадров на местах.

4. Для малого предприятия сотрудники которого живут и работают в разных городах необходимы системы управления предприятием и продажами. Но они должны быть просты в освоении – никаких лишних функций.

P.S. В Белоруссии как раз грянул кризис и заработные платы резко упали. Если Вы продаете кукурузу в банках оптом по всей России либо другие IT-продукты не требующие личного визита – самое время обратить внимание на Распределенный офис.