Остановите крушение плана проекта — вы эксперт

Представьте. Сейчас 22:30 и самолет готовится к вылету на большое расстояние. В кабине самолета пилот и первый помощник пилота заняты проверкой систем самолета перед вылетом. Они сверяются с прогнозом погоды, проверяют уровень топлива и целый ряд технических индикаторов и показателей. Они начинают подготавливать детальный маршрут полета.

Вдруг генеральный директор авиакомпании врывается в кабину.

«Какого черта вы тут делаете? Я хочу, чтобы этот самолет уже был в воздухе, и как можно скорее.»

Пилот смотрит на него в ужасе: «Но без достаточных проверок и предварительного анализа …»

«Меня не волнуют проверки и анализ. Я хочу видеть действие», — добавил директор. «Да, я знаю, анализ считается «лучшей практикой», но нам нужно торопиться, и у нас нет времени на всю эту теорию из книг, на которой вы настаиваете. Я хочу увидеть ПРОГРЕСС. СЕЙЧАС.»

Пилот и старший помощник сжимаются в своих сиденьях. «Но мы даже не подготовили маршрут полета.»

Директор даже не слушает. «И почему вам нужно столько топлива? Я сокращаю расходы на топливо вполовину. И я ожидаю увидеть этот самолет в аэропорту Хитроу в Лондоне через 4 часа, а не через 7 как, вы указали в своем плане полета. Все понятно?»

Директор выходит из самолета обратно на взлетную полосу.

Пилот и помощник смотрят друг на друга, понимая, что у них недостаточно времени и топлива, нет маршрута, и они вылетают без стандартной проверки всех систем самолета. Теперь катастрофы не избежать.

Вы не будете противоречить профессиональному пилоту… Так почему же бизнес противоречит профессионалам?

Пример, который я описал выше просто не может, случиться в реальном мире. Просто не может быть, чтобы директор ставил под сомнение профессионализм пилота, и он бы никогда не сократил топливо и время в два раза. Тем не менее, находите ли вы сходство между трудностями, выпавшими на долю пилота, и проблемами, с которыми вы сталкиваетесь в проектах? Я предположу, что каждого, кто читает эту статью, инвестор или заказчик просил уменьшить предварительную оценку проекта, чтобы его было проще уместить в план проекта или начать проект без достаточного предварительного анализа.

Мы как бизнес-аналитики в роли экспертов консультируем организации по поводу изменений. Мы должны ожидать привычного сомнения со стороны коллег в бизнесе и проекте, но мы также не должны бояться оспаривать их мнение. Крайне необходимо, чтобы мы выполняли роль «доброго критика» в организациях, в которых мы работаем — поддерживать их, но также быть достаточно смелыми, чтобы задавать сложные вопросы и указывать на острые факты. Когда придет время изменять проекты, мы будет стоять на взлетной полосе. Если моргает тревожный красный свет, то наша обязанность — донести важность проблемы для других. Мы должны сделать абсолютно все, что в наших силах, чтобы предотвратить крушение проект-самолета путем указания на риск и способствуя принятию осмысленного решения.

Какие сигналы предупреждают нас об опасности?

Отсутствие маршрута. Если трудно понять направление проекта, то это четкий показатель опасности того, что он приземлится не там, где хочет заказчик. Это стоит того, чтобы остановиться и понять, почему проект был запущен и какие цели и задачи перед ним поставлены.

Недостаточно топлива. Без достаточного количества ресурсов проект, скорее всего, потерпит крушение и сгорит дотла. Тут нужен простой и честный разговор: если проект недостаточно важен, чтобы получить больше ресурсов, скорее всего, он не настолько важен, чтобы его делать вообще.

Неправдоподобное время полета. Помогайте команде проекта быть реалистами в плане определения сроков. Если у вас нет времени, чтобы «приземлить проект», то вам придется производить экстренную посадку, возможно, принудительно сбрасывая часть желаемой функциональности по пути. Чем раньше вы будете об этом знать, тем лучше, потому что это может изменить подход к проблеме.

Плохая связь с центром по управлению воздушным движением. Самолету нужна помощь в навигации в перегруженном самолетами небе. Организациям нужно принимать решения между соперничающими проектами в перегруженном портфолио. Наш аналог центра по управлению полетами — это спонсор проекта. Он будет предоставлять надзор, брать ответственность и будет на связи. Если он недоступен — это серьезный показатель опасности.

Я надеюсь, что вам понравилась это аналогия и вы нашли ее полезной, и что она помогла вам взглянуть на проблему под другим углом.

А как вы справляетесь с проблемами при работе с заказчиком? На какие еще предупредительные сигналы вы обращаете внимание?

От переводчика: если найдете какие-нибудь ошибки перевода, буду рад их исправить.
Спасибо Sterhel и lecter за помощь.